Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap kegiatan dan pekerjaan perkantoran selalu memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data atau informasi yang terekam adalah arsip, karena arsip merupakan bukti dan rekaman dari kegiatan.

Detail Profil simArsip dapat dilihat di sini.

ScreenShot nya sebagai berikut:

Daftar arsip tekstual

Detail arsip tekstual

Simpeg ini dibangun dengan berbasis Web, bahasa pemrograman PHP, dan databasenya MySQL. Servernya bisa Linux, bisa juga Ms. Windows.

Alhamdulillah, Simpeg ini juga sudah diimplementasikan pada beberapa kabupaten.

Untuk pengembangan, Insya Allah akan senantiasa diinformasikan lewat blog ini.

Yang ingin download beserta source code nya, ada di sini:

* aplikasi Simpeg
* database simpeg mysql
* aplikasi penerimaan cpns
* database penerimaan cpns
* untuk servernya (optional) : xammp

Setelah Anda download, dapatkan informasi selanjutnya dengan mengirim email ke yamintola@yahoo.co.id

Contoh tampilannya sbb.:

Halaman depan

Hasil pencarian pegawai

Pegawai per- Unit Kerja

Biodata per Pegawai

Seleksi pegawai

Halaman Laporan Simpeg

dan ini juga

Semoga bermanfaat.

Semoga bermanfaat.

to be continued…. (sabar, ini baru muqaddimahnya)

Tidak dapat dipungkiri bahwa setiap kegiatan dan pekerjaan perkantoran selalu memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data atau informasi yang terekam adalah arsip, karena arsip merupakan bukti dan rekaman dari kegiatan.

Dengan semakin berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, terutama teknologi informasi (IT) maka hal itu berdampak pada perkembangan manajemen kearsipan yang semakin baik.

Kemajuan teknologi informasi terbukti membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. Terutama bagi kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dengan volume arsip yang banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan arsip.

Salah satu akibat positif dan kemajuan IT adalah dimungkinkannya pencarian, pengiriman, dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut mengakibatkan pula pengambilan keputusan atas suatu masalah yang sangat mendesak dapat segera diselesaikan.

simARSIP atau Sistem Informasi Manajemen Arsip ini merupakan sistem manajemen kearsipan yang menggunakan sarana pengolahan data secara elektronik dengan memanfaatkan teknologi Internet, Intranet dan pemrograman web.

Penggunaan simARSIP akan menjamin efisiensi. Pengiriman, pemrosesan, penyimpanan dan penemuan kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara otomatis.

Pada simARSIP, semua pengelompokan dan klasifikasi arsip dapat disatukan ke dalam satu database dan dapat diakses secara lebih cepat. Informasi dan laporan yang disusun dalam berbagai macam pola sesuai kebutuhan user, dapat dikumpulkan secara cepat dan terindex.

Keunggulan aplikasi:
simARSIP adalah aplikasi berbasis web yang dirancang untuk melakukan kegiatan-kegiatan utama dalam manajemen arsip yang mencakup:

• sekuriti;
• pengelompokan (lembaga, bentuk, subjek, dll);
• pemasukan data;pengolahan arsip;penemuan kembali arsip;
• dan pelaporan.

Kebutuhan perangkat keras:

• Komputer Server, disarankan minimal Pentium 4
• Komputer Client, disarankan minimal Pentium 4
• RAM minimal 512 MB
• Harddisk minimal 80 GB
• Perangkat Jaringan komputer
• Scanner
• DVD-RW
• UPS-stavolt untuk tiap server dan client

Kebutuhan perangkat lunak:

• Operating system: Ms. Windows XP/2003, Linux
• PHP
• MySQL
• Web browser

Kebutuhan SDM, oleh karena simARSIP mudah digunakan (user-friendly) maka untuk mengoperasikannya hanya dibutuhkan beberapa orang operator.

simARSIP dapat dimanfaatkan oleh:

• lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota/propinsi;
• bagian pengelola arsip sekretariat pemerintah daerah;
• bagian pengelola arsip DPRD;
• badan-badan/biro-biro/bagian/dinas/kantor di lingkungan pemerintah daerah;
• bumn, bumd dan perusahaan swasta.

Beberapa contoh tampilan screenShot dapat dilihat di sini.

Diklat ini berjudul “Diklat Operasional
Aplikasi Simpeg Online”, yang notabene katanya
ini yang sekarang dipakai oleh Kab. Bantaeng.

Sekedar informasi, pada tgl 23 Juni 2008
Bkd Bantaeng telah meresmikan Simpeg-nya yang
online langsung ke BKN kanreg IV, melalui
koneksi Leased Line / LC telkom. Jadi dapat
dikatakan bahwa diklat ini adalah sosialisasi
dari apa yang ada di Bkd-Bantaeng, dengan
harapan tentunya BKd-bkd yang lain mengikutinya.

Saya mencoba memberi kesan dan pesan pada diklat
ini, yang meliputi hubungan bkn dgn bkd, telkom
sendiri dengan koneksinya, aplikasi simpeg
yang direkomendasikan oleh bkn, dan suasana
suasana diklat sendiri. Tentunya kesan
dan pesan ini saya usahakan senetral mungkin
dari sudut pandang seorang PNS yang sedikit mengerti
masalah IT dan pemrograman, paling tidak akan
berisi unek-unek saya pribadi

*1* (IMHO) Tujuan sebenarnya dari simpeg
online ini adalah bagaimana supaya data yang
ada di bkd kab kota itu sama dengan data yang
ada di bkn.

*2* Sepengetahuan saya, masalah kenaikan pangkat,
pensiun, dsb itu semua sepengetahuan BKN, atau
boleh dikatakan bkn yang meng-’iya’kan apakah
seorang pns akan naik pangkat atau pensiun,tapi
ternyata semua data-data pns dari gowa dan kab.
lain tidak ada yg terupdate. Ini dibuktikan
dengan masih adanya pns yg sudah pensiun
dan pns dgn pangkat lama pada daftar nominatif
pns yg dikirimkan ke bkd kab kota (sehubungan
dengan perubahan nip). BKD kab kota disuruh online,
baru bkn sendiri tidak online, kasihan….

*3* Jadi untuk sementara (point 1 & 2) saya boleh
mengatakan bahwa yang seharusnya pekerjaan bkn
dilimpahkan ke bkd kab kota dalam hal ini
mengupdate data pns. Yang fatalnya adalah biaya
untuk mengupdate ini dibebankan kepada bkd
kab kota (bkn, maaf yaa..), tunggu….. ada lagi nantinya
yang lebih fatal.

*4* Koneksi yang dipakai adalah leased-line vpn dari
Telkom. Apakah ini yang paling efektif dan efisien?
Saya sudah coba tanyakan ke pemateri Telkom,
katanya ini yang paling bagus,
kalo menggunakan Internet katanya tidak aman,
apa iyaa? Buktinya layanan bangking sudah menggunakan
internet, transaksi bursa, valas, kpu, dll yang
datanya jauh lebih berharga. Lagian siapa sih
yang mau utak atik data2 pegawaiku, karna saya tetap
punya bukti fisik di rumah.
Database honorer juga ada di Internet www.bkn.go.id,
padahal database ini perlu lebih secure, paling tidak
untuk saat ini.

Juga ditambahkan oleh pemateri telkom, kalo pake
Internet tidak akan jalan dengan baik.
Jelasmi aplikasi simpeg bkn tidak akan jalan di internet,
karna kebutuhan bandwidth nya besar, simpegnya
bkn-kan dibangun dari Visual BAsic 6 + Sql server.
Bisa diibaratkan dengan ‘jalanan’ yang harus menyesuaikan
dengan ‘mobil truk kontainer’, di mana mobilnya
sudah jadi duluan.

Dan perlu juga diketahui bahwa koneksi bkd kab kota
ke bkn frekuensinya tidaklah sebanyak banking atau
semisal travel ke maskapai. Sedangkan koneksi telkom,
pakai tidak pakai harus tetap dibayarkan.
Layanan dari koneksi telkom ini juga sangat minim,
paling tidak plus koneksi internet sajalah, nyatanya tanpa Internet.
Jadi kenapa mesti koneksi bkd-bkn harus menggunakan
koneksi yang harganya mahal?

Biaya untuk aktifasi : Rp. 3.150.000,-. (1x bayar)
Biaya abodemen : sekitar Rp. 3.800.000,- / bln.
Biaya koneksi bkn-telkom= Rp. sekitar Rp.3,8juta juga,
yg akan ditanggulangi oleh bkd kab kota bersama.
Jadi kab. bantaeng sekarang biayanya sekitar 7,6juta perbulan,
ini semua belum termasuk ppn 10%.
Katanya biaya ini jauh dekat sama saja.
Lucunya, kenapa biaya bkn-telkom dibebankan ke bkd
kab kota, kenapa tidak ditanggung sendiri oleh bkn?
Sehubungan point.3 di atas, inilah yg lebih fatal dan lucu:
bkn yg mau mengupdate datanya,
kerja itu dilimpahkan ke bkd kab kota,
biayanya ditanggung oleh bkd kab kota,
biaya yang seharusnya dikeluarkan bkn juga
dibebankan ke bkd kab kota, so… bkn mo enaknya saja.
Sudah capek kasihan, ada apa2 masalah data
maka selalu bkd kab kota yang disalahkan.
Di kantor, beli mouse, iuran bulanan, dll saja
dibutuhkan kesabaran yg lumayan, apalagi ini yg Rp 7jt/bln.

*5* Berapa biaya yg dibutuhkan oleh satu BKD untuk
terkoneksi ke bkn kanreg-iv???
Lebih Rp. 350jt!!! uangji ini????
BKD selayar sdh disurvei, dan biaya keseluruhan untuk
pembangunan adalah lebih dr Rp.360jt.
Itu belum termasuk iuran bulanan.
Bagaimana lagi dengan supportnya?
Jelas jika ada masalah atau update, maka bkd yg harus
tanggung transportasi dan akomodasi staf bkn,
bagaimana kalo staf nya di datangkan langsung
dari jakarta?

*6* Biaya dari sisi legalitas.
Semua aplikasi dan tools yg dipakai oleh bkn adalah
aplikasi tertutup alias berbayar. Mulai dari server
yg menggunakan windows server, windows xp,
visual basic 6, sql server, dll. Bisa2 menghabiskan
seratusan juta untuk legalitas saja, tapi
bisa saja sih Rp. 0 asal tahan tebal muka sebagai
lembaga resmi.

*7* Aplikasi simpeg yg dibawakan BKN.
Saya tidak bisa bayangkan kalo ini yg diimplementasikan
di bantaeng, tapi katanya inilah yg dipakai di bantaeng.
Terus terang, dibandingkan dgn simpeg saya, masih jauh
lebih bagus simpeg saya yg berbasis web, kekurangan
simpeg saya hanya layanan kenaikan pangkatnya
yang belum selesai. Tapi kekurangan simpeg bkn yg
didiklat ini, banyak sekali. Sampai-sampai jadi
bahan gunjingan oleh teman2 peserta yg lain.
Contoh yg sederhana, misal untuk seleksi pegawai,
bisanya hanya untuk satu kriteria saja, mis.
seleksi pangkat/gol. III/a saja,
kalo mau yang III/a dan perempuan? tidak bisa!
apalagi kalo yg III/a, perempuan dan masih gadis???
Ini fakta real kasihan, tidak bohong!

Ada pernyataan dari pemateri Jakarta:
“kita punya juga simpeg berbasis web dengan database
oracle, sehingga biayanya lebih mahal dibanding dengan
simpeg yang ini (sekarang didiklatkan)”. Saya anggap ini
pernyataan yang menyesatkan, kenapa bisa lebih mahal?
Dari mana perhitungannya?
Mas!, jangan cuman lihat Oracle-nya, tapi coba lihat
bandwidth yang dibutuhkan, lihat juga maintenance
jangka panjangnya, lihat juga biaya pengembangannya, dll.
Mungkin masih banyak yg menganggap PNS daerah itu
malas membaca dan gagap teknologi,
itu sudah paradigma lama bung!

*8* Suasana diklat.
Masalah mulai terasa panas pada saat instalasi
program, di mana ada beberapa yg tidak mau terinstall
di notebook yg dibawa peserta. Koneksi dengan ping
semuanya ok tanpa masalah, tapi pas koneksi dengan
sharing file…. ternyata hanya sebagian yg konek,
yang lainnya konak alias gagal. Padahal tanpa disadari
oleh mereka bahwa sudah melewati batas maksimum
user lisensi dari OS windows servernya.
Saya hanya bisa berbisik ke teman di samping.

Saya jadi kasihan sama pemateri, kewalahan skali,
sampai teman2 sepertinya kasihan dan malasmi bertanya,
karna begitu banyak nya kekurangan dari aplikasinya.
Salah satu yg sempat membuat semua peserta ketawa besar
adalah pada saat input pasangan suami/istri, di mana
semua orang pasangannya namanya “Syamsir”, termasuk
pegawai laki2 juga pasangannya namanya Syamsir,
(maaf) pns banyak gay kali….???
Jadi para pemateri sibuk sendiri, semua peserta juga
sibuk sendiri, termasuk saya yg sedang membuat
tulisan ini.

*9* PeLayanan dari panitia bkn-kanreg IV lumayan memuaskan,
orang2nya stia-lan juga bagus2. Makanan lebih bagus lagi
servicenya. Kekurangannya, tidak ada air minum di luar kamar
disiapkan, sepertinya masalah air minum latobang lebih ok.
Kekurangan lain, beberapa kamar tidak ada tirai
jendelanya. Kalo malam, maka kita akan terlihat dari luar,
untungnya saya di lantai tiga, sehingga kalo tidur bisa leluasa
melihat langsung bintang2 di langit. Bagaimanami dengan
tetangga kamar yang jendelanya berhadapan langsung dengan
kuburan cina dan juga tanpa tirai??? Hiiiiii…..

ini saja dulu deh sementara, lain kali bisa ditambahkan.
………

Saran:
#1# Sebagai PNS, sy sarankan bkd gowa ‘wait & see’
saja dulu, tunggu kabar dr bkd-bantaeng hingga bulan
desember nanti. Jelas untuk kenaikan pangkat
oktober 2008 ini, bkn dan telkom akan habis2an
fokus memperbaiki troble-error aplikasi dan koneksi.

#2# Sebagai pribadi saya sarankan tidak usah ikut
simpeg bkn,
cukup apa yg ada diperbaiki, rutin rekab database
dan dikirimkan ke bkn kanreg iv.
Kan tujuannya bagaimana supaya data bkd sama dgn bkn.
masalah konversi datanya, itu urusan IT bkn.
Ini juga pendapat pribadi salah seorang karyawan BKN.